Tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi 30.9.2024

Varusteleka on hyvien puolella ja otamme tietosuoja-asiat vakavasti. Pidämme äärimmäisen hyvää huolta kaikesta tiedosta, mitä asiakkaistamme keräämme tai saamme. Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen selvitys siitä, miten henkilötietoja meillä käsitellään.

Käyttääkseen Varustelekan palveluita asiakkaan on hyväksyttävä tässä tietosuojaselosteessa kuvatut tiedonkeruun sekä -käsittelyn keinot. Tämä hyväksyminen varmistetaan ja kirjataan järjestelmiimme ylös tilauksen yhteydessä (sopimus), asiakastilin luonnin/käytön yhteydessä (suostumus) tai muun vastaavaa tiedonkeruuta vaativan toimenpiteen yhteydessä (esimerkiksi kilpailut ja arvonnat). Asiakkaillemme on taattu pääsy omiin tietoihinsa sekä mahdollisuus tulla unohdetuksi.

Yksinkertaistettuna Varusteleka tallentaa ja säilyttää kolmensorttista tietoa: verkkopalveluiden käytöstä havaittavaa, käyttäjien itsensä antamaa sekä analytiikan avulla johdettavaa tietoa.

Käytämme tietoja seuraavasti:

1. Asiakkaan onnistumisen varmistamiseksi
2. Turvallisen ja helppokäyttöisen palvelun toimittamiseen
3. Tuotesuositusten ja markkinoinnin kehittämiseen
4. Verkkokaupan ja asiakaspalvelun parantamiseen
5. Asiakaspalautusten jouhevoittamiseen
6. Kiertotalousjärjestelmän mahdollistamiseen

Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjänä toimii:

Varusteleka Oy
Hankasuontie 11 A
00390 Helsinki
Y-tunnus: 2082907-8

Tarvittaessa voit kysyä lisää tietojen käsittelystä ja tietosuojasta asiakaspalvelustamme: [email protected]

Mitä tietoa Varusteleka kerää ja säilyttää?

Keräämme asiakkaistamme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat olennaisia ja tarpeellisia palvelun toteuttamiseksi. Emme kerää tai käsittele arkaluontoiseksi määriteltyjä henkilötietoja.

1) Käyttäjän itsensä antamat tiedot

1. Tunnistautumistiedot, kuten nimi
2. Yhteystiedot, kuten puhelinnumero, sähköpostiosoite ja postiosoite
3. Maksutiedot, kuten laskutustiedot sekä maksuvälinetiedot
4. Sijaintitiedot palvelun lokalisointia varten (valuutat, toimitustavat)
5. Google tai Facebook kirjautumiseen tarvittava sähköpostiosoite sekä varmenne
6. Tuotearvostelut
7. Markkinointiviestiluvat
8. Asiakkaan erillisellä suostumuksella annetut personoivat tiedot, kuten asiakaskyselyvastaukset
9. Asiakkaan kokotiedot kokosuositusten antamista varten
10. Toivelistan tuotteet
11. Tuotekohtaiset täydennysilmoitustilaukset

2) Palveluiden käytöstä havaitut tiedot

1. Toimitustiedot, kuten toimitusosoite ja valittu maksutapa
2. Ostoshistoria, kuten tilatut tuotteet, palautukset ja maksut
3. Verkkokaupan selaus- ja käyttötiedot
4. Päätelaitteen tunnistetiedot
5. Verkkokauppasessiotapahtumat, kuten ostoskorilisäykset

3) Analytiikalla päätellyt tiedot

1. Selaus- ja ostotiedoista pääteltävät tuotesuositukset
2. Ostotiedoista päätellyt asiakasryhmittelyt ja kiinnostuksen kohteet
3. Ostotiedoista päätellyt kokotiedot kokosuositusten antamista varten

Pääsääntöisesti tietojen lähde on verkkosivujen käyttäjä/asiakas itse. Tämän lisäksi saatamme hankkia lisätietoja yhteistyökumppaneiltamme, esim. luottopalveluiden tarjoajalta laskupalveluita varten. Voit nähdä omistamasi tiedot asiakastilin kautta sekä halutessasi sinulla on mahdollisuus hävittää itseesi liittyvät tunnistetiedot.

Evästeet ja muu seuranta Varustelekan sivuilla

Varustelekan nettisivut hyödyntävät evästeitä sekä vastaavia selainteknisiä toimintoja, kuten selaimen muistia. Nämä ovat Varustelekan nettisivujen luomia pieniä tiedostoja, joiden avulla pystymme keräämään verkkokaupan käyttäjistä analytiikkaa ja tarjoamaan paremmin toimivan verkkokaupan. Evästeitä käytetään mm. ostoskorin toiminnallisuuksiin, käyttäjän tunnistamiseen ja rekisteröityneen asiakkaan kirjautumiseen. Oletusarvoisesti selaimesi evästeet säilyvät yhden kuukauden, ellet poista niitä erikseen. Evästeiden poistaminen onnistuu selaimesi asetuksista. Muista kuitenkin, että selaimeesi latautuu uudet evästeet, kun vierailet sivuillamme taas. Evästeiden ja niiden käytön hyväksyminen on pakollista.

Evästeitä käytetään myös verkkokaupan sekä markkinoinnin personoinnin mahdollistamiseksi. Sivustollamme on myös muita seurantatekniikoita, kuten kuvapistetunnisteita. Sivujemme selausta seuraavat mm. Custobar (käyttämämme suomalainen sisältö- ja markkinointikohdennusjärjestelmä), Google sekä Facebook. Näiden kautta pystymme mm. analysoimaan ja kehittämään verkkokauppamme toimintaa, kohdentamaan verkkosivustosisältöä sekä kohdentamaan mainossisältöä. Mainosten määrä esim. Facebook-näkymässäsi on vakio, eli mainoksia et joudu meidän takiamme kattelemaan yhtään normaalia enempää, näetpähän vaan vähän parempia (=meidän) mainoksia.

Miten tietoja käsitellään ja kenen toimesta?

Varustelekan käyttämiin järjestelmiin on pääsy vain Varustelekan työntekijöillä, jotka ovat koulutettu käyttämään tietoja asianmukaisesti. Sanomattakin on selvää, että hyvien puolulaiset eivät väärinkäytä asiakkaidensa luottamusta ja käsittele tietoja tarpeettomasti. Varustelekan asiakastietojen käsittely vaatii salasanatunnistautumista, ja toiminnanohjausjärjestelmässämme tietojen katselusta sekä käsittelystä jää lokimerkintä. Tietojen käsittelijöillä on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Joissakin tapauksissa meillä on tarve siirtää tietoa kolmansille osapuolille, esim. säilytystä, analytiikkaa tai markkinointia varten. Käytämme näihin tarkoituksiin vain luotettuja yhteistyökumppaneita, joiden kanssa olemme tehneet kattavat tietosuoja- ja tiedonkäsittelysopimukset. Sopimuksissa on otettu huomioon lainsäädännön sekä EU:n tietosuoja-asetuksen asettamat vaatimukset. Varustelekan yhteistyökumppaneilla ei ole lupaa käyttää tietoja omiin tarkoituksiinsa tai jakaa näitä eteenpäin.

Tietojen hallinnasta vastaa rekisterinpitäjä, eli Varusteleka Oy. Meillä on käytössä erilaisia suojatoimia tietojen turvallisuuden varmistamiseksi, aina kulunvalvonnasta ja turvallisista laitetiloista palomuureihin ja erilaisiin salaustekniikoihin.

Mihin tarkoituksiin tietojani käytetään?

Oikeutemme käsitellä tietojasi perustuu antamaasi suostumukseen ja tilauksen toteuttamiseksi syntyvään sopimussuhteeseen. Henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

1. Tilausten käsittelyyn, toimitukseen, arkistointiin ja kirjanpitoon
2. Asiakkuuksien ylläpitoon
3. Varustelekan sisäisten toimintojen kehittämiseen
4. Asiakaskokemuksen ja -palvelun kehittämiseen
5. Tilastointiin ja toiminnan johtamiseen
6. Estämään väärinkäytökset
7. Paremman ja henkilökohtaisemman sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen
8. Kiertotalousjärjestelmän prosessien mahdollistamiseen
9. Asiakaspalautusten helpottamiseen ja nopeuttamiseen
10. Kokosuositusten tuottamiseen
11. Relevantin sisällön kohdistamiseen

Varustelekalla ei ole tarvetta käyttää henkilötietoja profilointiin ja sen perusteella tehtävään automaattiseen päätöksentekoon missään palvelun vaiheessa.

Jaetaanko tietojani eteenpäin?

Jotkin välttämättömät tiedot välittyvät kolmansille osapuolille maksutapahtuman, toimituksen tai markkinointiviestien mahdollistamiseksi. Esimerkiksi toimituksien mahdollistamiseksi osoite- ja yhteystietosi välittyvät logistiikasta vastaaville tahoille. Maksutapahtuman yhteydessä maksutietosi kulkevat luotetun maksunvälittäjän kautta. Verkkokauppatapahtumat välittyvät käyttämäämme sisältö- ja markkinointikohdennusjärjestelmään, johon vain meillä on pääsy. 

Kullekin taholle lähetetään vain palvelun toteutumisen kannalta välttämättömin tieto eikä näillä palveluntarjoajilla ole oikeutta käyttää tietojasi muuhun kuin palvelun toteuttamiseen. Kaikki tiedonsiirto tapahtuu salattujen yhteyksien kautta.

Tietoja voidaan toki lain vaatimuksesta luovuttaa viranomaisille.

Mikäli Varusteleka joskus myytäisiin, siirtyvät henkilötietosi myös uudelle omistajalle ja rekisterinpitäjälle.

Siirretäänkö tietojani kansainvälisesti?

Varustelekan keräämiä tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle ja omat palvelimemme sijaitsevat EU -alueella. Osa kolmansista osapuolista saattaa kuitenkin toimia EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella, ihan jo kansainvälisten asiakkaiden palvelemiseksi, maksuliikenteen ja toimitusten toteuttamiseksi. Analytiikkaan perustuvaa tietoa käsitellään kolmansissa maissa markkinoinnin mahdollistamiseksi.

Kolmansien osapuolien kanssa on tehty kattavat sopimukset tietojen käsittelystä ja heidän tulee noudattaa kansainvälistä tiedonsiirtoa koskevia säännöksiä.

Kauanko tietojani säilytetään?

Säilytämme tietoja tässä selosteessa määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Epäaktiiviseksi toteamamme asiakastilin henkilötiedot poistamme viimeistään viiden vuoden kuluttua aktiivisuuden päättymisestä. Joitain tietoja saatetaan säilyttää kauemmin, mikäli laki meitä siihen edellyttää.

Voinko poistaa tietoni?

Mikäli tietojasi ei enää tarvita tässä selosteessa mainittujen käyttötarkoituksien toteuttamiseen, kuten esimerkiksi tilauksen postittamiseen, voit poistaa tietosi.

Tällöin tiedot anonymisoidaan, eli kaikki henkilötiedot poistetaan pseudonymisoimalla ne tilistä ja ostohistoriasta. Näin anonymisoidusta tilistä asiakasta ei voida tunnistaa eikä kyseistä tiliä pysty sellaisenaan enää palauttamaan.

Asiakas voi toteuttaa tämän anonymisoinnin oman asiakastilisivultansa kautta. Varustelekan tietokantojen varmuuskopioinnin vuoksi täydellinen henkilötietojen poistuminen vaatii varmuuskopiointisyklin täydellisen kierron.

Lainsäädäntö tai maksamattomat velat saattavat joissain tapauksissa velvoittaa Varustelekaa säilyttämään osan asiakastiedoista anonymisointitoiveesta huolimatta.

Onko minulla muita oikeuksia?

Todellakin! Sinulla on oikeus saada tietää, käsitelläänkö henkilötietojasi sekä saada kopio tiedoistasi helposti siirrettävässä muodossa. Voit tarkastella tietoja itse asiakastilisi kautta.

Sinulla on oikeus pyytää meitä korjaamaan ja täydentämään puutteellisia tai virheellisiä tietoja. Voit myös hallita itse omia tietojasi asiakastilisivulla.

Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus tietojen hallintaan ja käsittelyyn. Suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta ennen suostumuksen peruutusta tapahtuneen käsittelyn laillisuuteen.

Sinulla on oikeus pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista lain määrittämin ehdoin.

Mikäli huomaat käsittelyssämme tai toiminnassamme puutteita, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle. Kerrothan asiasta myös meille, jotta voimme korjata virheemme.

Mistä näen, mitä tietoa olen itsestäni antanut?

Asiakastilisivulta löydät mahdollisuuden ladata henkilökohtaisen listauksen, jossa on lueteltuna itsestäsi luovuttamasi tiedot. Kehitämme jatkuvasti asiakastilisivun palveluita, jotta voimme palvella näissä asioissa paremmin.

Miten voin vaikuttaa tietoihini tai tulla unohdetuksi?

Asiakastilisivultasi voit itse määrittää, korjata, poistaa tai anonymisoida itsestäsi luovuttamia tietoja. Asiakastilisi kautta pystyt myös päättämään, haluatko ottaa vastaan erilaisia markkinointiviestejä.

Voit myös ottaa meihin yhteyttä, mieluiten asiakaspalvelumme kautta, ja pyytää apua tietojesi poistoon tai unohdetuksi tulemiseen. Yhteydenottoon ohjeet alempana.

Missä tapauksissa Varusteleka on minuun yhteydessä?

Varusteleka on sinuun yhteydessä vain tilauksesi onnistumiseen olennaisesti liittyvissä asioissa, ja ensisijainen yhteydenottotapa on sähköposti.

Markkinointiviestintä, kuten uutiskirje, perustuu antamaasi suostumukseen. Voit milloin vain peruuttaa suostumuksesi, ja jätämme sinut rauhaan.

Varustelekan oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta 

Pyrimme kehittämään palveluitamme jatkuvasti ja tarjoamaan paremman asiakaskokemuksen käyttäjillemme. Tämän myötä joitakin palveluita ja toiminnallisuuksia saattaa tulla lisää tai ne voivat muuttua, jolloin päivitämme tätä selostetta tarpeen mukaan. Myös lainsäädäntö kehittyy ja voi johtaa tarpeisiin muuttaa toimintaamme sekä tätä selostetta. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, ilmoitamme niistä etukäteen ja pyydämme tarvittaessa suostumustasi uudelleen.

Näin olet meihin yhteydessä, jos jokin jäi askarruttamaan

Tietosuojaan liittyvissä asioissa voit ottaa yhteyttä asiakaspalveluumme: [email protected]